35 антикризисных способов сократить расходы компании – в одном решении. Для удобства все способы разбили по процессам, например, IT, аренда, персонал. Все советы проверены на практике – ими поделились руководители успешных российских компаний.

Как сократить расходы на аренду

Как сократить расходы на аренду офиса: идеи для руководителя

ПРОВЕДИТЕ ПЕРЕГОВОРЫ С АРЕНДОДАТЕЛЕМ О СНИЖЕНИИ СТАВКИ

И арендаторы, и арендодатели часто ориентируются на среднерыночные арендные ставки. Однако сегодня эти цифры не слишком показательны – они не учитывают дисконта при заключении сделки. Арендаторам в переговорах с собственником помещения следует ориентироваться на доступные альтернативы нынешним офисам. Например, если у вас есть конкретное предложение по ставке на 30 процентов ниже текущей – это будет весомым аргументом в разговоре с нынешним арендодателем. Сейчас на офисном рынке серьезные проблемы. И еще не все арендодатели это осознали. Некоторые до сих пор уверены, что рост арендных ставок в ближайшее время возобновится. Такой взгляд характерен для арендодателей, для которых сдача площадей в аренду – не основной бизнес.

НАЙДИТЕ ПОМЕЩЕНИЕ В СУБАРЕНДУ

Компании, которые провели сокращение штата, начали предлагать в субаренду освободившиеся площади. Обычно арендные ставки устанавливают на более высоком уровне в новых договорах, то есть новые арендодатели платят больше, чем те, кто продлевает договор аренды из года в год. Это означает, что, даже несмотря на снижение ставок в начале года, большинство существующих зданий в реальности сданы по еще более низким ставкам. Поэтому нижней границей для ставки субаренды будет не текущая рыночная ставка, а та, которую реально платит арендатор. То есть площади в субаренду могут предлагать по ставкам ниже рыночных.

Мнение

У субаренды есть и другие преимущества

В субаренду нередко предлагают небольшие площади с отделкой, готовые к въезду. Это именно то, что нужно малому и среднему бизнесу и чего владельцы зданий, предпочитавшие крупных клиентов, не хотели предлагать рынку. Следовательно, сейчас на рынке увеличивается количество выгодных для малого и среднего бизнеса предложений, поэтому стоит ежедневно проводить мониторинг предложений.

СДАЙТЕ ЛИШНИЕ АРЕНДУЕМЫЕ ПЛОЩАДИ В СУБАРЕНДУ

Если не хотите менять офис, который для компании велик, имеете право сдать лишние площади в субаренду, получив предварительное согласие вашего арендодателя (ст. 615 ГК). Срок, на который вы сдаете часть офиса в субаренду, не может быть больше срока вашей аренды.

Мнение

Чтобы обезопасить себя, заключите "зеркальный договор"

Поскольку за все действия субарендатора перед собственником отвечает арендатор, для защиты ваших прав как арендатора рекомендую заключить "зеркальный договор". Это означает, что содержание договора субаренды в части прав, обязанностей, ответственности и других условий идентично содержанию договора аренды. В таком случае арендатор при наличии претензий от собственника может переадресовать их субарендатору.

Обязательно включите в договор условия, связанные с совместным использованием системы отопления, энерго- и водоснабжения, канализации, кондиционирования, чтобы избежать конфликтов. Вы можете также включить в договор возможность его досрочного расторжения в одностороннем порядке по вашей инициативе с предварительным уведомлением в кратчайший срок, например, за один месяц.

СНИМИТЕ НОВЫЙ ОФИС ПО ВЫГОДНОЙ СТОИМОСТИ

Прежде чем принимать решение о переезде, посчитайте, сколько вы сэкономите. Соразмерьте снижение арендной платы с затратами на перерыв в рабочем процессе, перевозку мебели, перенос коммуникаций. Решайтесь на переезд, если ожидаемая экономия составляет больше 20 процентов.

Если планируете сменить арендуемый офис, а договор аренды заключен на неопределенный срок, вы обязаны письменно предупредить арендодателя о расторжении договора за три месяца (ст. 610 ГК). Если ваш арендодатель не хочет досрочно расторгать договор, в котором оговорен срок аренды, вы имеете право обращаться в суд в порядке и по основаниям, определенным в статье 620 ГК.

Четыре шага, которые помогут снизить стоимость арендного помещения

Мнение

Не верьте на слово арендодателям

Часто арендодатели говорят: "Я прописываю повышение ставки на 10 процентов, но не повышаю больше чем на 4 процента". Но проверить это невозможно. Если экономическая ситуация ухудшится или у собственника возникнут проблемы, он сможет законно повысить ставку до 10 процентов. Четко прописывайте все условия в договоре.

Ещё по теме

Антикризисные решения

• Действующие меры поддержки бизнеса
• Живая лента бизнес-новостей: главное за сегодня
• Как продвигать бизнес в текущих условиях нестабильности
• Как действовать, чтобы сохранить бизнес во время сложной ситуации в стране и мире

Как снизить расходы по кредиту

Как снизить расходы по кредиту

РЕФИНАНСИРУЙТЕ КРЕДИТ

Вы можете обратиться в другой банк для получения более дешевого кредита, за счет которого сможете погасить прежний заем. Будьте готовы к тому, что выплачивать меньше процентов новому кредитору сможете не сразу, а только после переоформления залога с одного банка на другой.

Три случая, когда стоит прибегнуть к рефинансированию

Объединяйтесь с другими предприятиями

Еще один способ снизить ставку по кредиту – объединиться с другими компаниями. Для России это редкость, а за рубежом такой метод используется довольно часто. Если предприятия обращаются за кредитом как "единый актив" (то есть они связаны перекрестным поручительством), их шансы получить заем на выгодных условиях увеличиваются в полтора–два раза. Если у фирмы есть непрямые конкуренты (занимающиеся смежными видами бизнеса) или у вас есть хорошие знакомые в той или иной компании, то осуществить такую сделку будет несложно. Предприятие может запросить кредит для себя, а чтобы обеспечить возвратность, привести второе предприятие в качестве поручителя.

ДОГОВОРИТЕСЬ С БАНКОМ О ПРИОБРЕТЕНИИ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ УСЛУГ В СЧЕТ СНИЖЕНИЯ СТАВКИ ПО КРЕДИТУ

Если банкиры снижают стоимость кредита, они постараются компенсировать потери за счет допуслуг. Например, предложить инкассацию наличности или перевод зарплатного проекта в их банк. Тем не менее даже такой вариант может оказаться выгодным. Поручите финансовой службе рассчитать затраты на дополнительные услуги и сравнить их с экономией, возможной при снижении стоимости кредита. На практике, если банк согласен снизить ставку на 3 процента в обмен, например, на зарплатный проект, это означает, что компании удалось сэкономить примерно 2,5 процента. Заемщикам, которые пользуются сразу несколькими услугами, скидку предоставляют охотнее.

До начала переговоров о снижении кредитной ставки выясните, предприятия какого сегмента банк предпочитает кредитовать. Помните, что кредитные менеджеры мало что понимают в производстве, поэтому сначала нужно "продать" им ваш продукт. Убедить кредитный комитет может в том числе ваше решение воспользоваться дополнительными услугами банка.

Мнение

Банкиры не понимают специфики бизнеса и перспектив проекта

Небольшое предприятие запускало в производство новую разновидность продукции – низкопрофильную резину с другим типоразмером, системой самоподкачки и обволакивания. Собственных средств не хватало, и руководство решило взять кредит. Отобрали восемь банков, с которыми провели переговоры. Два из них категорически отказывались снижать ставку. Проблема была в том, что банкиры не понимали специфики бизнеса и перспектив проекта. Они считали, что запускать такой продукт рискованно, что на рынке и так достаточно предложений, что предприятие добровольно идет на риск и понесет убытки. На поиск оптимального варианта ушло около двух месяцев, но в результате организация добилась снижения ставки по кредиту почти на 3 процента, что составило солидную сумму. Правда, взамен предприятие подписало договор о пользовании дополнительными услугами банка.

ВЫБИРАЙТЕ ДИФФЕРЕНЦИРОВАННЫЕ ПЛАТЕЖИ ПРИ ПОГАШЕНИИ КРЕДИТА

Есть два способа погашения кредита. При первом компания из месяца в месяц перечисляет одинаковые суммы, а их уравнивание происходит за счет снижения выплаты по основному долгу и увеличения суммы процентов, это так называемые аннуитетные платежи. При втором сумма платежей по основному долгу каждый раз одинаковая, проценты начисляются на остаток долга и из месяца в месяц снижаются – дифференцированные платежи. Второй вариант выгоднее, так как в этом случае компания заплатит меньшую сумму процентов.

Банки неохотно идут на дифференцированные ставки, часто в условиях договора предусмотрены лишь аннуитетные платежи. Если решите таким образом сэкономить на процентах, подготовьтесь к переговорам с банком. Обратите внимание: если кредитный договор уже подписан, изменить его условия не удастся. Обо всех нюансах нужно договариваться на стадии переговоров. Однако вы всегда можете рефинансировать заем.

ПРИОБРЕТАЙТЕ ОБОРУДОВАНИЕ ИЛИ ТРАНСПОРТ В ЛИЗИНГ

На практике лизинг часто выгоднее кредита. Вот основные преимущества:

1. Ставки по лизингу ниже. Это объясняется тем, что при лизинге компании все же приходится оплачивать часть стоимости оборудования или транспорта, как правило, 20 процентов из собственных средств.
2. При лизинге можно применить ускоренную амортизацию, что позволит быстрее списать в уменьшение прибыли стоимость оборудования (абз. 2 подп. 1 п. 2 ст. 259.3 НК).
3. Есть определенные нюансы в уплате НДС, которые выгодны вашей компании: при передаче имущества в лизинг его собственником остается лизингодатель (п. 1 ст. 11 Закона от 29.10.1998 № 164-ФЗ). То есть реализации имущества не происходит, а значит, не возникает и объекта обложения НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 39 НК).
4. В этом случае вам не надо искать обеспечение для кредита – им станет само лизинговое имущество.

Обратите внимание: региональные власти в целях поддержки малого и среднего бизнеса субсидируют лизинг оборудования на предприятиях. Поручите финансовому отделу узнать, действуют ли подобные программы в вашем регионе.

Как сократить расходы на энергоресурсы

Как сократить расходы на энергоресурсы

СКОРРЕКТИРУЙТЕ ТАРИФЫ

Планируйте энергопотребление в количественном и стоимостном выражении. Назначьте ответственных за учет, нормирование, планирование энергозатрат, а также за исполнение плана.

Оцените интенсивность расхода энергоресурсов в разное время суток. Снизить затраты на электроэнергию можно и за счет выбора подходящего тарифа.

Пример

Выбор тарифа

Производственное предприятие работает в несколько смен. Руководитель компании решил перейти на тариф с более низкой ставкой в ночное время и установил счетчик, дифференцированно учитывающий энергию, потребленную ночью и днем.

Установите теплонакопители – аккумуляторы, которые потребляют энергию только ночью, когда электричество дешевле, если у вас дифференцированный тариф, а отдают тепло равномерно круглые сутки.

ВНЕДРИТЕ ЭНЕРГОСБЕРЕГАЮЩИЕ ТЕХНОЛОГИИ

Доля расходов на энергетические ресурсы у энергоемких предприятий не должна превышать 60 процентов общего объема затрат, а у неэнергоемких – 20 процентов. Однако, даже если вы укладываетесь в эти показатели, все равно есть возможность сэкономить с помощью энергосберегающих технологий.

Мнение

Электричество можно экономить разными способами

Самые простые варианты – замена ламп накаливания энергосберегающими и установка в коридорах и подсобных помещениях датчиков движения, тогда свет там будет включаться, лишь если в этих помещениях находятся люди. Впрочем, бывает, что можно поступить еще проще. Например, одно деревообрабатывающее предприятие снизило расход электроэнергии на освещение почти вдвое, начав регулярно очищать окна от древесной пыли.

Таблица. Меры энергосбережения для малого бизнеса

Мнение

Мы нашли способ снизить затраты на энергию, чтобы прибыль выросла на 20 процентов

Вот что мы сделали.

1. Переоборудовали системы отопления складов с дизельного топлива на газ. До этого в комплексе был наружный газопровод, мы заказали монтаж внутреннего газопровода, установили новую систему электроснабжения и автоматики, российские горелки заменили на более экономичные немецкие. Переоборудование каждого склада обошлось в 1,5 млн руб. Эффект ощутили с началом отопительного сезона: затраты на поддержание температурного режима в помещениях снизились более чем в два раза. Учитывая наши средние объемы потребления, инвестиции оправдывают себя примерно за один отопительный сезон.

2. Перешли на светодиодное освещение с использованием датчиков движения. Сначала заменили люминесцентные лампы на светодиодные отечественного производства, что уменьшило энергопотребление на 30 процентов. Затем оснастили помещения немецкими датчиками движения, установили интервал 10 минут. Это позволило сократить расход энергии еще на 20 процентов. При стоимости проекта порядка 900 тыс. руб. на один склад мы ежемесячно экономим примерно 35 тыс. руб. на потреблении электроэнергии, а также около 5 тыс. руб. за счет более длительного срока службы ламп. Общее сокращение затрат составило около 45 процентов.

3. На погрузчиках вместо цельнометаллических газовых баллонов установили прозрачные композитные. Остаток топлива теперь виден, что снизило расход газа на 20 процентов, позволив сократить простои, связанные с незапланированными остановками погрузчиков во время дозаправки.

Результат. При аналогичных объемах производства прибыль компании за год выросла более чем на 20 процентов.

УСТРАНИТЕ ПОТЕРИ ТЕПЛА

Если у вас плохо утепленное здание или некачественное остекление, будут работать дополнительные обогревательные электроприборы, а если слишком жарко – кондиционеры. Поэтому для объективного учета принимайте во внимание не только объем потребляемой энергии на входе, но и ее расход внутри компании. Например, для измерения потерь тепловой энергии используйте тепловизоры. Эти приборы отображают распределение температуры поверхности в виде цветового поля, где определенной температуре соответствует определенный цвет.

Мнение

Потери тепла особенно велики в зданиях старой постройки

В таких зданиях они достигают 40–50 процентов. Но поэтому и резервы для экономии тут значительны. На картинке – первоочередные меры. Если кликнуть на точки, появится пояснение.

Утепление фасадов. Для этого подойдут сэндвич-панели с внутренним теплоизоляционным слоем. Лучшими показателями обладают сэндвич-панели с пенополиуретановым средним слоем.

Утепление кровли и пола. Ремонт позволит сэкономить до 10–15 процентов тепловой энергии. Для утепления можно использовать кровельные сэндвич-панели или металлические листы, их нужно будет уложить поверх слоя теплоизоляционного материала.

Замена окон. Оптимальное решение – установка конструкций из ПВХ-профиля. Также хорошо работает низкоэмиссионное стекло с напылением из серебра – окна с такими стеклами пропускают солнечный свет, но преграждают путь теплу из помещения.

Перечисленные меры снизят максимальное значение теплопотерь через ограждающие поверхности до 15 кВт с 1 кв. м отапливаемой площади в год – показателя, в 20 раз меньшего, чем в обычных зданиях. В целом же для снижения энергопотерь стоит заменить устаревшее оборудование систем жизнеобеспечения здания (отопления, кондиционирования, освещения, пожаротушения). По статистике, около половины отечественных предприятий эксплуатируют агрегаты, выпущенные более 25 лет назад.

Как сократить расходы на персонал

Как сократить расходы на персонал

СНИЗЬТЕ КОЭФФИЦИЕНТ УПРАВЛЕНИЯ

Внимательно посмотрите на свой коэффициент управления, то есть долю менеджеров относительно других категорий работников. Оптимальный показатель – 12–15 процентов. При этом на одного руководителя должно приходиться 7–10 непосредственных подчиненных. Если в вашей компании менеджеров гораздо больше, подумайте о реорганизации подразделений. Это поможет повысить управляемость бизнеса и сэкономить на фонде оплаты труда.

ПЕРЕДАЙТЕ ОТДЕЛЬНЫЕ ПРОЦЕССЫ НА АУТСОРСИНГ

Аутсорсинг обходится дешевле, чем содержание штатной единицы. Ключевые бизнес-функции лучше выполнять самим, а вспомогательные вполне можно отдать на сторону. Например, управление штатом уборщиков. Также юристы, финансисты, рекрутеры и бухгалтеры, привлеченные по договору аутсорсинга, показывают более высокий уровень профессионализма, чем штатные специалисты.

Мнение

Если что-то можно поручить профессиональному партнеру, лучше сделать это

На условиях аутсорсинга можно позволить себе более квалифицированные кадры. Мы, например, передали функцию отправки и доставки медицинских товаровтранспортной компании. Это обходится дешевле, чем если бы мы содержали специализированные машины. Чаще всего вакцины перевозят при определенной температуре, и нам приходилось нанимать дополнительный персонал. Специализированная транспортная компания оказывает услуги "под ключ" на высоком уровне.

Также мы привлекаем внешних аудиторов и бухгалтеров. Раньше бухгалтерия полностью находилась на аутсорсинге, штатный бухгалтер появился, только когда обороты компании стали более значительными. Сотрудничаем мы и с юридической компанией, которая контролирует документооборот, а текущую работу такого рода выполняет по совместительству один из менеджеров с юридическим образованием.

ОБЪЯВИТЕ ПРОСТОЙ, ЕСЛИ ВЫНУЖДЕНЫ ПРИОСТАНОВИТЬ РАБОТУ

Если компания или определенный отдел, например, из-за задержки поставки комплектующих, вынуждены приостановить работу, объявите простой по причинам, которые не зависят от работника и работодателя (ч. 2 ст. 157 ТК). Такой простой оплачивают в размере не менее 2/3 оклада. Выплаты облагаются взносами и НДФЛ.

Мнение

Мы вводили простой

Мы сделали приказы по отделу кадров о простое и компенсации зарплаты в размере 2/3 оклада на период до особого распоряжения во время коронавирусных ограничений. Учтите только, что при отсутствии деятельности растет кредиторка, кроме того, начисление взносов на начисляемые заработные платы никто не отменял.

Объявить простой может любая компания – для всего персонала, отдельных подразделений или сотрудников. Трудовой кодекс не запрещает и частичный простой, например на полдня. Тогда за половину дня работник будет получать 2/3 оклада, за другую половину – полную зарплату. Согласия сотрудников на объявление простоя не требуется. Достаточно письменно уведомить их о начале простоя и издать приказ. Если полностью приостанавливаете работу, то в течение трех рабочих дней известите о простое службу занятости (п. 2 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032–1).

Мнение

Используйте незадействованный персонал на непрофильных работах

Эта мера – хорошая альтернатива объявлению простоя, когда сотрудники, ничего не делая, получают 2/3 среднего заработка. Но тут следует помнить, что временный перевод на другую работу без согласия работника возможен только на срок до одного месяца и только в экстренных ситуациях. Однако если рабочий согласен на новую должность, то никаких особых причин не требуется, при этом максимальный срок перевода можно увеличить до одного года (ст. 72.2 ТК).

УМЕНЬШИТЕ РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ

Трудовой кодекс разрешает работодателю вводить режим неполного рабочего времени (ст. 93 ТК). Например, четыре рабочих дня в неделю или шесть часов в день. Можно установить сокращенный день или сокращенную неделю для всех сотрудников или для некоторых. В этих случаях зарплата снижается пропорционально.

О неполном времени нужно уведомить за два месяца под подпись (ч. 2 ст. 74 ТК). Режим неполного рабочего времени можно предусмотреть в трудовом договоре либо установить приказом руководителя. В последнем случае, если для сотрудника этот режим отличается от общего по организации, этот факт отразите в трудовом договоре (ст. 57 ТК). Для этого заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении режима рабочего времени (ст. 72 ТК).

Задача руководителя – грамотно объяснить людям, чем вызвано такое управленческое решение. Для этого поручите сотрудникам из HR cобрать статистику по конкурентам и по отрасли в целом о масштабах сокращений. Донесите до сотрудников, что не хотите идти тем же путем и стараетесь сохранить коллектив.

Совет

Если не можете обеспечить специалистам полную загруженность, позвольте им подрабатывать в других компаниях

По возможности рекомендуйте их своим партнерам и коллегам. После кризиса вы будете иметь в штате лояльных сотрудников, которые повысили квалификацию, участвуя в других проектах.

СОКРАТИТЕ ШТАТ И ОБЪЕДИНИТЕ СХОЖИЕ РАБОЧИЕ ФУНКЦИИ

Сокращение штата предполагает сокращение должности как таковой. Сокращение численности означает уменьшение числа штатных единиц по должности.

Если сокращаете работников, заложите в бюджет выплаты, которые им положены:

• выходное пособие в размере среднего месячного заработка;
• средний заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения с зачетом выходного пособия (ч. 1 ст. 178 ТК).

При сокращении соблюдайте процедуру, чтобы работники не оспорили увольнение.

Сокращение штата приводит к образованию дыр в бизнес-процессах. Чтобы это не сказалось негативно на бизнесе, объедините схожие рабочие функции. Например, офис-менеджер может помогать продавцам вести документацию, готовить отчеты, обзванивать клиентов, секретарь может выполнять элементарные бухгалтерские операции, поддерживать кадровое делопроизводство. Сотрудники будут охотнее брать на себя новые обязанности, если вы обрисуете им перспективы профессионального роста: так, со временем секретарь может стать полноценным бухгалтером.

Мнение

Мы практикуем совмещение функций

Офис-менеджер нашей компании прошла обучение и теперь выполняет обязанности кадровика. Пока численность персонала компании невелика – 21 человек, она справляется и со своими прямыми обязанностями, и с дополнительной нагрузкой. По опыту могу сказать, что кадровую работу в небольшой компании можно поручить библиотечным работникам или сотрудникам бухгалтерии. Работу системного администратора у нас совмещает инженер по ремонту медицинской техники, который имеет соответствующее профильное образование и хорошо разбирается в компьютерах. За работу по совместительству мы доплачиваем 50 процентов от основного оклада.

Совет

Привлеките студентов-стажеров

Студенты могут заниматься практической деятельностью с третьего курса. Если вы обратитесь в профильные учебные заведения, скорее всего, они предоставят вам "бесплатные руки".

ИЗМЕНИТЕ СХЕМУ ОПЛАТЫ ТРУДА

Прежде всего нужно изменить соотношение постоянной и переменной части. Оперативно снизить оклады и порядок выплаты заработной платы можно по соглашению сторон трудового договора – для этого подписывают допсоглашения. В одностороннем порядке работодатель вправе уменьшать оклады исключительно при организационных и технологических изменениях (ст. 74 ТК).

Объявите, что премии будут напрямую зависеть от конкретных результатов: количества повторных продаж, увеличения числа новых привлеченных клиентов, снижения дебиторской задолженности, ускорения оборачиваемости складов и т. п.

Мнение

Не отказывайтесь от премий полностью

Если размер премии составляет 30–70 процентов от зарплаты и ее выплачивают по умолчанию каждый месяц, отменять ее единоличным решением руководства рискованно. Лучше пересмотреть систему премирования таким образом, чтобы у вас появилась возможность не выплачивать премии в случае сложной финансовой ситуации. Например, выплачивать премии за достижение определенных показателей, а не по умолчанию. Кроме того, можно предусмотреть, что премирование является правом, а не обязанностью компании и что премии не выплачиваются при невыполнении общего производственного плана или при недостижении других ключевых показателей.

ВЫБОРОЧНО СОКРАТИТЕ БОНУСЫ

Отменяя медицинскую страховку, сохраните ее для тех, кто в ней нуждается по состоянию здоровья. Сокращая дотации на питание, позаботьтесь о недорогой точке питания для низкооплачиваемых сотрудников, матерей-одиночек, инвалидов и других малозащищенных категорий сотрудников. Откажитесь от проведения дорогостоящих корпоративных мероприятий или переведите их в онлайн-формат.

Мнение

Не отменяйте все льготы и бонусы

Бонусную программу лучше не отменять, а временно приостановить – персонал легче это воспримет, особенно если вы обозначите, когда или при каких условиях вернете бонусы. Например, при достижении определенных результатов работы компании. В случае отмены имеет смысл начинать с нематериальных бонусов, которыми сотрудники пользовались реже всего. Поручите службе кадров подготовить такой список.

Обратите внимание: если бонусы закреплены в трудовых договорах, для их отмены потребуется письменное согласие сотрудников.

Это только часть рекомендации по сокращению расходов. Читайте целиком материал в Системе ГенДир. Вы узнаете все 35 антикризисных способов сократить расходы компании.